İşletmeler büyüdükçe elle yürütülen süreçler tıkanmaya başlar ve şu soru gündeme gelir: hazır bir program mı alalım, yoksa kendimize özel bir sistem mi yaptıralım? İkisinin de doğru olduğu durumlar var. Yanlış olan, kararı yalnızca ilk ödenecek rakama bakarak vermek.
Hazır yazılım ne zaman doğru seçim?
Süreciniz sektörde standartlaşmış bir akışa uyuyorsa hazır çözüm genellikle en mantıklısıdır. Ön muhasebe, temel stok takibi ya da yaygın bir e-ticaret altyapısı bunlara örnektir. Avantajları açıktır: hemen kullanmaya başlarsınız, geliştirme süresi beklemezsiniz, ilk maliyet düşüktür ve ürün başka birçok firma tarafından denenmiş olduğu için oturmuştur.
Hazır yazılımın görünmeyen maliyetleri
Aylık abonelik rakamı ilk bakışta cazip görünür. Ancak zamanla şu kalemler devreye girer:
- Kullanıcı başına ücretlendirme: ekip büyüdükçe fatura da büyür
- Paket kısıtları: ihtiyaç duyduğunuz özellik çoğu zaman bir üst pakettedir
- Süreç uyumsuzluğu: yazılımı işinize değil, işinizi yazılıma uydurursunuz
- Veri sahipliği: verileriniz sağlayıcının sunucusunda tutulur, dışa aktarım her zaman kolay olmaz
- Entegrasyon sınırı: mevcut sistemlerinizle konuşamayabilir
Bunların hiçbiri ilk ay hissedilmez. İkinci yılda ise toplam sahip olma maliyeti beklenenin belirgin biçimde üzerine çıkabilir.
Özel yazılım ne zaman mantıklı?
Rekabet avantajınız süreçlerinizin kendisindeyse, o süreci standart bir pakete sıkıştırmak avantajınızı da törpüler. Özel yazılımı şu durumlarda öneriyoruz:
- Süreciniz sektördeki genel akıştan belirgin biçimde farklıysa
- Birden fazla sistemi birbirine bağlamanız gerekiyorsa
- Kullanıcı sayınız arttıkça lisans maliyetiniz sürdürülemez hâle geliyorsa
- Verinin tamamen sizde kalması gerekiyorsa
- Hazır çözümlerde defalarca aradığınızı bulamadıysanız
Özel yazılımın gerçek riski nedir?
Maliyet değil, kapsamdır. Projelerin bütçeyi aşmasının en yaygın sebebi, ne yapılacağının baştan net olmamasıdır. Bunun önüne geçmenin yolu, koda başlamadan önce süreç analizini tamamlamak ve kapsamı yazıya dökmektir. İkinci risk ise sürdürülebilirlik: yazılımı geliştiren ekiple yollar ayrıldığında sistemin devralınabilir olması gerekir. Kaynak kodun size ait olması ve yapının belgelenmiş olması bu yüzden sözleşmede yer almalıdır.
Aradaki yol: melez yaklaşım
Her şeyi sıfırdan yazmak zorunda değilsiniz. Sık uyguladığımız yaklaşım şudur: muhasebe gibi standart işler hazır çözümde kalır, size özgü olan süreç için özel bir sistem geliştirilir ve ikisi entegrasyonla konuşturulur. Böylece hem geliştirme maliyeti sınırlı kalır hem de kritik süreç tam istediğiniz gibi çalışır.
Karar verirken sorulacak üç soru
Basit bir eleme için şunları yanıtlayın: Bu süreç bizim rekabet avantajımızın parçası mı, yoksa herkesin aynı şekilde yaptığı bir iş mi? Üç yıllık toplam maliyeti hesapladığımızda tablo nasıl değişiyor? Bu sağlayıcıyla yollarımız ayrılırsa verimizi ve işleyişimizi taşıyabilir miyiz?
Üç sorunun cevabı kararınızı büyük ölçüde netleştirir. Emin olamadıysanız IT danışmanlığı kapsamında mevcut sürecinizi değerlendiriyor, özel çözüm gerekiyorsa yazılım geliştirme tarafında devam ediyoruz. Ücretsiz keşif görüşmesinde hangi yolun daha uygun olduğunu açıkça söyleyebiliriz.